下面武汉会议会展公司就来和大家聊一聊一场会议的准备事项有哪些：

　　1.考虑要周全

　　要想成功组织一场会议，特别是大型会议，需要考虑许多问题，如会议时间是否能保证每个人都能参加，是否有外宾来访或公司考察；对于不能出席的人员是否有替代人员，以及如何与他们联系；会议主席、主持人、记录人员、现场服务人员和其他有关人员的安排是否妥当；会议需要哪些辅助设备，由谁负责；如何安排会议时间等，只有提前做好准备工作，才能保证会议的顺利进行和圆满结束。

　　2.选择合适的会议场地

　　会议地点有多种选择，有时公司会安排员工周末去一个美丽的度假胜地开会度假；与大型和重要的会议一样，您也可以租用酒店的会场。无论采用何种方式，对场地的基本要求都是一样的：场地应舒服宽敞，隔音好、采光、通风良好，无其他干扰。尽量选择有窗帘的，这样可以清楚地看到投影资料。无噪音，空调正常使用，插座、电源、白板、话筒等设备齐全。

　　3.书面记录会议的有关事项

　　在会议筹备过程中，所有与会议有关的事项，如会议的时间、地点、议程等，都要用文字记录，以便在后续工作中查看。与会议有关的决定和通知应打印并发送给相关人员，而不仅仅是口头通知。秘书有时会通知各部门负责人，但有些人在忙的时候却忘了，所以工作一定要小心。