会议前期的准备工作是办公工作的一项重要内容。关于武汉会议服务的前期准备工作有如下几点。

　　1.确定会议名称、时间和地点

　　（1）确定会议的名称。

　　名称一定要与内容相符，妥帖恰当。确定会议名称，通常有以下几种情况。

　　用通称，如办公会、常务会。党政机关和企事业单位一般以此为例会名称。

　　用组织名称代替会议名称。

　　用参加人员的职务命名，如省长会、市长会、厅（局）长会、厂长会、校长会，等等。

　　根据会议内容确定，如经济工作会、计划工作会、农村工作会、教育工作会，等等。

　　（2）确定会议的时间。

　　会议召开的时间是由单位的人员确定的，也有的是由文秘提出建议意见，由领导来决定的。会议时间长短应根据会议内容来考虑，安排会期应按照宜短不宜长的原则，能一天开完的会，就不要勉强拉长到两天、三天。

　　（3）确定会议的地点。

　　会议地点和开会场所，要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑。一般参加会议的人数要与会场的容量大体相当。会期较长和有外埠人员参加的大型会议，除考虑会场情况外，还要考虑与会人员的食宿问题，如宾馆、饭店的容量以及与会场的距离等。一般人数较少的小型会议，如座谈会、汇报会、协调会等可安排在本机关、本单位的会议室召开。至于本机关、本单位定期召开的例会，如办公会、常务会等一般都有固定的会议室，就不需要专门安排了。